Wenn Projekte wachsen, muss die Verwaltung mitziehen: Wie P.E.K-Automotive mit TaxMetall StartUp für Durchgängigkeit sorgt
Vom Engineeringbüro zum wachsenden Projektgeschäft
Das Unternehmen
Die P.E.K-Automotive GmbH ist ein spezialisiertes Engineering- und Planungsunternehmen für die Automobilindustrie. Ein Schwerpunkt liegt auf der Planung, Entwicklung und Konstruktion von Transportbehältern und Ladungsträgern für Karosserieteile. Das Unternehmen begleitet Projekte von der Vorplanung und Konzeptentwicklung bis zur Konstruktion mit 3D-Modellen, Fertigungszeichnungen und Stücklisten. Geschäftsführer Klaus Massier bringt langjährige Erfahrung aus Werkzeugkonstruktion, Projektleitung und Automotive-Engineering mit. Seit 2010 ist er selbstständig in diesem Bereich tätig. Mit P.E.K-Automotive hat er sich insbesondere auf Ladungsträgerplanung und Konstruktion für die Automobilindustrie spezialisiert.
Mit dem Auftragsvolumen wachsen die Anforderungen
Wenn ein Engineeringbüro wächst, steigt nicht nur die Zahl der Projekte. Auch Angebote, Aufträge, Liefernachweise und Rechnungen müssen sauber zusammenpassen. Was bei wenigen Vorgängen noch mit Word und Excel funktioniert, wird mit zunehmendem Auftragsvolumen schnell unübersichtlich. Genau diese Erfahrung machte auch P.E.K-Automotive. Das Unternehmen setzt deshalb bereits seit 2018 auf TaxMetall StartUp. Im Mittelpunkt steht dabei keine möglichst umfangreiche Softwarelandschaft, sondern eine Funktion, die Geschäftsführer Klaus Massier im Alltag besonders wichtig ist: die durchgängige Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Rechnung.
Herausforderungen auf einen Blick
- Mit steigendem Auftragsvolumen wurden Word und Excel für die Auftragsabwicklung zunehmend unübersichtlich
- Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung ließen sich nicht durchgängig miteinander verbinden
- Bei Teilabrechnungen musste der aktuelle Projekt- und Abrechnungsstand zuverlässig nachvollziehbar bleiben
Wachsende Projekte brauchen durchgängige Abläufe
In den ersten Jahren waren die kaufmännischen Abläufe noch überschaubar. Angebote und andere auftragsbezogene Unterlagen erstellte Klaus Massier mit Word und Excel. Solange die Zahl der Projekte gering blieb, ließ sich damit arbeiten. Mit zunehmendem Auftragsvolumen änderte sich das. Die einzelnen Dokumente mussten zusammengeführt und aktuell gehalten werden. Besonders die Verbindung zwischen Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung wurde immer schwieriger nachzuvollziehen.
Für P.E.K-Automotive kommt ein weiterer Punkt hinzu: Projektleistungen werden teilweise in mehreren Schritten abgerechnet. Damit wird es wichtig, jederzeit nachvollziehen zu können, welche Leistungen bereits geliefert und berechnet wurden und welcher Teil eines Auftrags noch offen ist. Eine einfache Sammlung einzelner Word- und Excel-Dateien war dafür auf Dauer keine geeignete Grundlage mehr.
Die Lösung: Durchgängige Belegprozesse statt einzelner Dateien
Durchgängig von der Anfrage zum Auftrag
Heute beginnt der typische Ablauf bei P.E.K-Automotive meist mit einer Kundenanfrage per E-Mail. Dazu gehören häufig Lastenhefte und weitere Projektunterlagen. Auf dieser Grundlage erstellt das Unternehmen ein Angebot auf Basis der hinterlegten Stunden- und Tagessätze. Nach der Preisabstimmung und Bestellung durch den Kunden wird das Angebot direkt in einen Auftrag übernommen. Inhalte lassen sich bei Bedarf noch anpassen, müssen aber nicht vollständig neu erfasst werden.
Belege verknüpfen statt mehrfach pflegen
Der für Klaus Massier wichtigste Schritt folgt im weiteren Projektverlauf: Aus dem Auftrag wird der Lieferschein erstellt und daraus wiederum die Rechnung. TaxMetall übernimmt Texte und Informationen automatisch und hält sie miteinander verknüpft.
Gerade bei Projekten, bei denen P.E.K-Automotive Teilrechnungen stellen kann, ist diese Durchgängigkeit entscheidend. Der aktuelle Abrechnungsstand bleibt nachvollziehbar und die einzelnen Belege müssen nicht separat in verschiedenen Dateien gepflegt werden. Rund 80 bis 100 Vorgänge bearbeitet das Unternehmen nach eigener Einschätzung pro Jahr. TaxMetall wird dabei im kaufmännischen Bereich überwiegend von Klaus Massier selbst genutzt.
„Der große Vorteil von TaxMetall StartUp ist für mich die Durchgängigkeit. Ich übernehme die Daten vom Angebot in den Auftrag, erstelle daraus den Lieferschein und anschließend die Rechnung, ohne die Inhalte jedes Mal neu erfassen zu müssen. Gerade bei unseren Projekt- und Teilabrechnungen hilft mir das, den Überblick zu behalten.“
Klaus Massier, Geschäftsführer, P.E.K-Automotive GmbH
Ergebnisse auf einen Blick
- Strukturierte Abwicklung von rund 80 bis 100 Vorgängen pro Jahr
- Weniger Mehrfacherfassung bei der Erstellung aufeinanderfolgender Belege
- Besserer Überblick über den Stand laufender Projekte und Teilabrechnungen
- Eine kompakte ERP-Lösung, die auch nach mehreren Jahren genau den benötigten Funktionsumfang bietet
Effizienter von der Stückliste zur Bestellung
Der größte Vorteil liegt für P.E.K-Automotive darin, dass die Auftragsbelegkette als durchgängiger Prozess funktioniert: Das Unternehmen übernimmt Informationen aus dem Angebot in die Folgebelege, ohne Texte bei jedem Beleg neu anzulegen. Für P.E.K-Automotive kommt es darauf an, genau diesen Prozess zuverlässig abzubilden, da er im Tagesgeschäft immer wieder gebraucht wird.
Auch nach mehreren Jahren ist deshalb vor allem die Auftragsabwicklung der zentrale Einsatzbereich von TaxMetall StartUp. Der Verwaltungsaufwand ist mit dem Wachstum des Unternehmens nicht verschwunden. Er nimmt nach Aussage von Klaus Massier sogar weiterhin einen beträchtlichen Teil seiner Zeit in Anspruch. TaxMetall sorgt jedoch dafür, dass ein wesentlicher Teil dieser Arbeit strukturiert abläuft und Daten innerhalb der Auftragsabwicklung nicht mehrfach gepflegt werden müssen.
Fazit: Die passende Lösung für klare Abläufe
P.E.K-Automotive zeigt, warum sich ein ERP-System auch für ein Engineeringunternehmen lohnt. Entscheidend ist dabei, dass die Software zu den eigenen Abläufen passt. Was früher mit einzelnen Word- und Excel-Dateien organisiert wurde, ist heute in einem zusammenhängenden Prozess abgebildet. Für Klaus Massier ist genau diese Durchgängigkeit der wesentliche Vorteil und in Verbindung mit dem attraktiven Preis ein Grund, warum TaxMetall StartUp auch nach mehreren Jahren weiterhin zum Unternehmen passt.
Andere Referenzen
Dieter Knauf
GmbH
Die Dieter Knauf GmbH aus Aachen ist ein Komplettfertiger im Bereich Zerspanungsmechanik. Das Unternehmen fertigt u.a.Einzel- und Serienteile aus einer Hand. Die Produktpalette erstreckt sich über die CNC Zerspanung bis hin zur Baugruppenmotage bietet die Dieter Knauf GmbH alles aus einer Hand. Kerngeschäfte sind z.B. hochpräzise Steuerblöcke, Kolben und Schieber für Hydraulikaggregate und Bauteile für Diesel-Einspritzsysteme.
EFM Präzisionstechnik
GmbH
Die EFM Präzisionstechnik aus Gangkofen in Bayern hat sich zu einer leistungsstarken, dynamischen Firma in der metallverarbeiteten Industrie entwickelt. Anspruchsvolle Präzisionstechnik und moderne Fertigungstechnik sind das Aushängeschild des Unternehmens. Die Kunden von EFM sind branchenübergreifend tätig: von Luft- und Raumfahrttechnik über Medizintechnik bis hin zum Maschinenbau werden alle Branchen bedient.
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Die Schreier Maschinen- und Apparatebau GmbH ist ein führender Maschinenbauanbieter, der sich auf spezialisierte Systeme für Schüttgüter, wie Bigbag-Befüll- und Entleerstationen, Klumpenbrecher und Förderschnecken konzentriert. Das Portfolio umfasst auch Installationstechnik für Gitterrinnen, Befestigungsmaterialien sowie industrielle Leuchtenständer zur Beleuchtung von Produktionsumgebungen. Das Unternehmen feiert in diesem Jahr sein 100-jähriges Bestehen.