Von Office-Programmen zur durchgängigen Auftragsabwicklung:
Wie MaschinenBau Kieler mit TaxMetall StartUp arbeitet
Breites Leistungsspektrum, zentrale Auftragsabwicklung
Das Unternehmen
MaschinenBau Kieler ist Maschinenbauer und Lohnfertiger. Zum Leistungsspektrum gehören CNC-Dreh- und Frästeile sowie Flachschleif- und Innenräumarbeiten. Seit 2020 fertigt das Unternehmen zudem eigene Produkte und Komponenten wie Andruck-, Form- und Transportrollen, Werkzeugträger oder Transportdüsen und realisiert individuelle Sonderlösungen. Ein Schwerpunkt liegt auf Zubehör und Ersatzteilen für Profilummantelungs- und Kaschieranlagen. Zu den Kunden zählen unter anderem Unternehmen aus dem Automotive-Bereich, dem Fensterbau und der Profilkaschierung. Seit 2023 stellt MaschinenBau Kieler außerdem Bogensportgeräte her. Über alle Bereiche hinweg stehen hohe Qualität und Liefertreue mit dem Ziel einer Null-Fehler-Produktion sowie eine langfristige Zusammenarbeit mit den Kunden im Mittelpunkt.
Vom Office-Alltag zum durchgängigen ERP-Prozess
Bei MaschinenBau Kieler wurden kaufmännische Abläufe früher mit Microsoft-Office-Programmen organisiert. Mit der Zeit wurde diese Arbeitsweise jedoch unübersichtlich: Auswertungen waren aufwendig und Informationen weniger strukturiert verfügbar. Mit TaxMetall StartUp hat das Unternehmen seine Auftragsabwicklung deshalb in einem zentralen ERP-System zusammengeführt. Heute reicht der durchgängige Prozess von der Kundenanfrage bis zur Rechnung. Auch Artikel, Stücklisten und Bestellungen werden zentral verwaltet. Mit dem Update auf die aktuelle Version sollen künftig zudem E-Rechnungen direkt über TaxMetall erstellt werden.
Herausforderungen auf einen Blick
- Kaufmännische und organisatorische Abläufe wurden mit Office-Programmen bearbeitet
- Fehlende Übersicht und wenig strukturierte Ablage von Informationen
- Hoher Aufwand für die Auswertung von Statistiken und Umsätzen
- Langsamere Bearbeitung im Tagesgeschäft
- Neue Anforderungen rund um die Erstellung von E-Rechnungen
Wenn Office-Programme an ihre Grenzen kommen
Mit zunehmenden Anforderungen stieß die bisherige Arbeit mit Microsoft-Office-Programmen an ihre Grenzen. Informationen waren wenig strukturiert, Auswertungen aufwendig und gerade bei Folgeaufträgen mussten Artikeldaten immer wieder zusammengesucht werden. Gleichzeitig fehlte ein zentraler Überblick über laufende Anfragen, Aufträge und offene Zahlungen. Das verlangsamte die Bearbeitung im Tagesgeschäft und sorgte für zusätzlichen administrativen Aufwand. Gerade bei der Kombination aus Lohnfertigung, eigenen Produkten und individuellen Kundenlösungen erschwerte das die tägliche Arbeit zusätzlich.
Mit einem ERP-System wollte MaschinenBau Kieler die Abläufe vereinfachen und Kundenanfragen schneller bearbeiten. Gleichzeitig sollte der administrative Aufwand reduziert werden. Bei der Entscheidung für TaxMetall StartUp spielten neben den benötigten Funktionen auch der persönliche Service und eine schnelle, kompetente Unterstützung eine wichtige Rolle.
Die Lösung: Einmal erfasst, im gesamten Auftrag verfügbar
Auftragsabwicklung ohne doppelte Datenerfassung
Heute bildet MaschinenBau Kieler einen großen Teil der täglichen Auftragsabwicklung in TaxMetall StartUp ab. Eine Kundenanfrage wird zum Angebot, daraus entsteht bei Beauftragung der Auftrag und anschließend werden Lieferschein und Rechnung im selben System weitergeführt. Genau diese Funktionen gehören im Unternehmen zu den am häufigsten genutzten Bereichen. Hinzu kommt die Pflege des Artikelstamms. Teile werden zentral angelegt und stehen bei späteren Aufträgen wieder zur Verfügung. Gerade bei Folgeaufträgen sorgt das für einen schnelleren Überblick und erspart wiederkehrende Erfassungsarbeit. Auch Stücklisten werden in TaxMetall verwaltet.
Kaufmännische Abläufe zentral organisiert
Im Bestellwesen erfasst MaschinenBau Kieler seine Bestellungen, Zahlungseingänge werden verbucht und für den kaufmännischen Überblick können Statistiken und Umsätze direkt ausgewertet werden. Damit liegen Informationen, die früher über verschiedene Office-Anwendungen verteilt waren, heute strukturiert in einem System vor. Dass bei Fragen ein persönlicher Ansprechpartner erreichbar ist, bleibt für MaschinenBau Kieler dabei ein wichtiger Teil der Lösung. Die Zusammenarbeit mit Vectotax beschreibt das Unternehmen als freundlich, lösungsorientiert, schnell und zuverlässig. Besonders die kompetente Unterstützung wird hervorgehoben.
„TaxMetall ist für uns nicht mehr wegzudenken. Wir bilden damit unsere Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Rechnung ab und haben unsere Abläufe deutlich besser im Blick. Besonders wichtig ist für uns auch der persönliche Service: Wenn Fragen auftauchen, bekommen wir schnell und kompetent Unterstützung. Mit dem Update auf die aktuelle Version können wir nun auch das Thema E-Rechnung direkt in unseren bestehenden Prozess integrieren.“
Tina Kieler, Assistenz der Geschäftsleitung, MaschinenBau Kieler
Ergebnisse auf einen Blick
- Verbesserte Liefertreue
- Reibungslosere Abläufe in der Fertigung
- Besserer Überblick über Zahlungseingänge
- Strukturiertere kaufmännische Prozesse
- Schnellere Verfügbarkeit von Artikeldaten bei Folgeaufträgen
- Grundlage für die künftige Erstellung von E-Rechnungen direkt aus dem ERP-System
Spürbare Verbesserungen über das Büro hinaus
Die Veränderungen zeigen sich nicht nur im Büro. Nach Einschätzung von MaschinenBau Kieler hat sich mit TaxMetall auch die Liefertreue verbessert und die Fertigungsabläufe gestalten sich reibungsloser. Gleichzeitig besteht ein besserer Überblick über Zahlungseingänge. Der Nutzen zeigt sich im täglichen Ablauf: Informationen sind strukturierter verfügbar, zusammengehörige Belege lassen sich innerhalb eines durchgängigen Prozesses bearbeiten und häufig benötigte Artikeldaten stehen bei Folgeaufträgen bereits zur Verfügung.
Damit unterstützt TaxMetall StartUp genau die Bereiche, die zuvor mit den Office-Programmen zunehmend aufwendig wurden. Die Software ersetzt dabei nicht die gewachsenen Abläufe des Unternehmens, sondern gibt ihnen eine zentrale Struktur.
Fazit: Wenn ERP zum Arbeitsalltag passt
MaschinenBau Kieler zeigt, dass auch in einem kleineren Fertigungsunternehmen ein ERP-System schnell einen praktischen Unterschied machen kann. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Funktionen einzusetzen, sondern die Abläufe abzubilden, die im Alltag tatsächlich gebraucht werden. Aus der früheren Arbeit mit verschiedenen Office-Programmen ist mit TaxMetall StartUp ein durchgängiger Prozess für einen großen Teil der kaufmännischen Auftragsabwicklung entstanden. Artikel und Stücklisten sind zentral verfügbar, Bestellungen und Zahlungseingänge lassen sich nachvollziehen und Auswertungen stehen strukturiert zur Verfügung. Mit dem anstehenden Update für die E-Rechnung entwickelt MaschinenBau Kieler diesen Weg nun weiter.
Andere Referenzen
Dieter Knauf
GmbH
Die Dieter Knauf GmbH aus Aachen ist ein Komplettfertiger im Bereich Zerspanungsmechanik. Das Unternehmen fertigt u.a.Einzel- und Serienteile aus einer Hand. Die Produktpalette erstreckt sich über die CNC Zerspanung bis hin zur Baugruppenmotage bietet die Dieter Knauf GmbH alles aus einer Hand. Kerngeschäfte sind z.B. hochpräzise Steuerblöcke, Kolben und Schieber für Hydraulikaggregate und Bauteile für Diesel-Einspritzsysteme.
EFM Präzisionstechnik
GmbH
Die EFM Präzisionstechnik aus Gangkofen in Bayern hat sich zu einer leistungsstarken, dynamischen Firma in der metallverarbeiteten Industrie entwickelt. Anspruchsvolle Präzisionstechnik und moderne Fertigungstechnik sind das Aushängeschild des Unternehmens. Die Kunden von EFM sind branchenübergreifend tätig: von Luft- und Raumfahrttechnik über Medizintechnik bis hin zum Maschinenbau werden alle Branchen bedient.
Schreier Maschinen- und Apparatebau GmbH
Die Schreier Maschinen- und Apparatebau GmbH ist ein führender Maschinenbauanbieter, der sich auf spezialisierte Systeme für Schüttgüter, wie Bigbag-Befüll- und Entleerstationen, Klumpenbrecher und Förderschnecken konzentriert. Das Portfolio umfasst auch Installationstechnik für Gitterrinnen, Befestigungsmaterialien sowie industrielle Leuchtenständer zur Beleuchtung von Produktionsumgebungen. Das Unternehmen feiert in diesem Jahr sein 100-jähriges Bestehen.