Step 3: Kennenlernen der Programmstruktur, des

Arbeitsbildschirms und wichtiger Symbole

Im vorliegenden Kapitel werden die wichtigsten Elemente des TaxMetall-Bildschirms beschrieben. Diese werden Sie im Umgang mit TaxMetall standardmäßig verwenden. Sie lernen beispielsweise, wie Sie Befehle aus Menüs auswählen oder die Symbole der Funktionsleiste aktivieren. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über alternative Befehlseingaben über Symbol, Menü oder Tastenkombination. Außerdem werden Sie grundlegend informiert, wie die Suchdialoge in TaxMetall funktionieren, wie der Datenaustausch von und mit Outlook stattfindet und wie Sie die Kalenderfunktion nutzen.

Da Sie diese Funktionen im gesamten Programm immer wieder verwenden, sind sie hier ausführlich beschrieben. Die Anwendung dieser Funktionen im Programm erfolgt in den einzelnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

 

TaxMetall ist in den Hauptmenüs klar nach den Fristigkeiten der Daten strukturiert - das heißt danach strukturiert, wie häufig die eingegebenen Daten geändert werden müssen.

Im 1. Seitenreiter befinden sich Firmendaten. Das sind generell Daten, die langfristig sind und sich sehr selten ändern, zum Beispiel Ihre Adresse. Dazu gehören neben dem Mandantenstamm und dem Personalstamm auch die Kostenstellen und Firmentabellen.

Im 2. Seitenreiter finden Sie die Stammdaten, Daten die sich meist nur mittelfristig ändern. Dazu gehören beispielsweise Kundenstamm, Lieferantenstamm und Artikelstamm.

Im 3. Seitenreiter finden Sie den Geschäftsprozess Auftragsbearbeitung. Neben der Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung befinden sich hier auch statistische Auswertungen und Ihr Mahnwesen.

Der 4. Seitenreiter deckt das Thema Bestellwesen ab, neben der Erstellung der Bestellformulare oder von Bestellanfragen finden Sie hier auch Ihre Bestellüberwachung.

Im 5. Seitenreiter verwalten Sie Ihre Lagerbestände, buchen Ihre Zu- und Abgänge und führen Ihre Inventur durch.

Der 6. Seitenreiter ist vor allem für die Systemeinstellungen wichtig. Hier durchgeführte Änderungen wirken sich auf Programmfunktionen aus.

Im 7. Seitenreiter finden Sie die Zusatzmodule wie z.B. die Zeitverwaltung, BDE, Reklamation oder die Dokumententasche.

Im letzten Seitenreiter haben Sie die Möglichkeit sich individuelle Programmfunktionen als eine Art Verknüpfung abzulegen. Das dient insebsondere dazu, Progammfunktionen, die Sie oft nutzen, übersichtlich auf einem einzigen Seitenreiter abzulegen, und nach Bedarf schnell aufrufen zu können.

Der Arbeitsbildschirm

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint der Arbeitsbildschirm von TaxMetall mit folgenden Elementen:

Der Arbeitsbildschirm

Die Titelzeile

Die Titelzeile zeigt Ihnen immer genau, wo Sie sich im Programm befinden. Am rechten Zeilenrand befinden sich die Windows-Symbole für Fenster minimieren, Fenster wiederherstellen und Fenster schließen.

Die Menüzeile

Die Menüzeile unterhalb der Titelzeile enthält die Titel der Pull down Menüs, aus denen Sie die einzelnen Befehle per Mausklick aufrufen können. Sie klicken zunächst mit der linken Maustaste den gewünschten Menütitel an und wählen dann den entsprechenden Befehl aus.

Die Aktivierung eines Menüs

Um ein Menü zu aktivieren, gibt es grundsätzlich vier Möglichkeiten:

oder

oder

oder

 

Kontextmenüs

Kontextmenüs öffnen Sie mit der rechten Maustaste. Abhängig von der Bildschirmmaske in der Sie gerade arbeiten, können Sie sehr schnell auf Befehle oder Werkzeuge zugreifen. Es ist also durchaus lohnenswert, ab und zu einen Klick mit der rechten Maustaste durchzuführen.

Der Arbeitsbildschirm

 

Statuszeile

In der Statuszeile am unteren Fensterrand finden Sie Informationen über Dateioperationen oder Datensätze. Je nachdem in welchem Menü Sie sich befinden, zeigt TaxMetall, welche Dateioperationen Sie gerade durchführen. In den Suchdialogen bekommen Sie die Anzahl der erfassten Datensätze angezeigt.

Der Arbeitsbildschirm

Die Funktionsleiste

Die Funktionsleiste unter der Menüleiste enthält Symbole, über die Mausbenutzer die wichtigsten Befehle von TaxMetall auf einfachste Art und Weise aktivieren können. Die Funktionsleiste passt ihren Inhalt je nach Bedarf immer der entsprechenden Programmseite an.

Unter den einzelnen Symbolen finden Sie teilweise Bezeichnungen für Funktionstasten, die Sie stattdessen verwenden können.

Im folgenden Abschnitt sind die einzelnen Symbole der Funktionsleiste erläutert, da Sie diese für Ihr weiteres Vorgehen immer wieder benötigen werden.

Die einzelnen Symbole der Funktionsleiste

Mit dem Symbol Verlassen schließen Sie das aktuelle Fenster. Dieses Symbol hat die gleiche Bedeutung wie das „X“ in der Titelzeile.
Wenn Sie das Symbol Drucken anklicken, aktivieren Sie das Druckmenü. Auf dem Bildschirm erscheint ein entsprechendes Dialogfenster. Hier haben Sie noch Gelegenheit für weitere Einstellungen. Beispielsweise können Sie angeben, wie oft Sie den gewünschten Datensatz ausdrucken oder faxen möchten. Näheres zur Druckfunktion finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Navigationssymbole

Die Daten werden in einzelnen Datensätzen verwaltet. Um in diesen navigieren zu können, verwenden Sie die nachfolgenden Symbole.

Zum ersten Datensatz springen.
Einen Datensatz nach hinten springen.
Einen Datensatz nach vorne springen.
Zum letzten Datensatz springen.

Bearbeitungssymbole

Bevor Sie eines der folgenden sechs Symbole betätigt haben, befinden Sie sich auf einer Dialogseite im Betrachten-Modus, d.h. Sie können die entsprechenden Daten nur ansehen, aber nichts ändern. Um etwas abzuändern – hinzuzufügen, zu löschen oder zu bearbeiten - müssen Sie eines der folgenden Symbole anklicken. (bzw. können Sie in den Systemeinstellungen die automatische Bearbeitung aktivieren).

Das Symbol DS Neu müssen Sie immer zuerst betätigen, wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen oder hinzufügen. Erst nach Anklicken dieses Befehls haben Sie die Möglichkeit die entsprechenden Daten einzugeben.Wollen Sie beispielsweise einen neuen Kunden in die Stammdaten/Kunden aufnehmen, stellen Sie den Cursor auf die Kunden-Nummer. Dann betätigen Sie das Symbol .
Benötigen Sie Daten nicht mehr, dann können Sie diese Eingabe durch den Befehl Löschen revidieren.

Wenn Sie im Dialogfenster Stammdaten/Kunden beispielsweise den Kunden Nr. 50030 – die Firma Fritz Müller GmbH & CoKG – löschen, weil diese schon seit über drei Jahren nichts mehr gekauft haben, dann löschen Sie durch Betätigen des Löschen-Symbols alle in Verbindung mit diesem Kunden stehenden Daten.

Die Nummer eines gelöschten Datensatzes wird nicht automatisch wieder vergeben, damit in Ihren Daten die chronologische Reihenfolge eingehalten wird. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir ebenfalls für neue Kunden, Lieferanten usw. neue Nummern zu vergeben, denn wenn Sie eine Nummer das zweite Mal verteilen würden, könnte dies u.U. zu Verwechslungen führen.

Durch das Symbol Bearbeiten können Sie schnell Daten, die Sie ändern wollen, anpassen. Das bedeutet, mit diesem Befehl können Sie alle Daten so lange bearbeiten, bis Sie ein anderes Symbol drücken.

Wenn Sie anfangs nur die notwendigsten Daten eingeben und diese nach und nach ergänzen wollen, springen Sie in den gewünschten Datensatz, betätigen das Symbol „Bearbeiten“ und fügen dann die notwendigen Ergänzungen hinzu.

Hat sich z.B. die Adresse vom Kunden Nr. 50040 – der Hans-Günter Müller KG –geändert, weil die Firma umgezogen ist, müssen Sie nicht erst die alten Daten löschen. Sondern durch Betätigen des Symbols Bearbeiten können Sie die alte Adresse einfach überschreiben

Wenn Sie mit der Bearbeitung oder Neuanlage fertig sind, beenden Sie diesen Vorgang durch das Symbol Übernehmen. Dadurch speichern Sie die eingegebenen Daten ab. Durch Drücken dieses Befehls schalten Sie wieder in den Betrachtenmodus, nun besteht wieder Schreibschutz.

Wollen Sie etwas ändern oder neue Daten hinzufügen, betätigen Sie bitte zuerst das Symbol „Bearbeiten“.

Um sich vor einem Datenverlust zu schützen, sollten Sie regelmäßig durch Betätigen dieses Symbols Daten zwischenspeichern.
Haben Sie einmal etwas fälschlicherweise eingegeben, können Sie den Bearbeitungsvorgang einfach abbrechen. Durch Drücken dieser Schaltfläche werden die bisherigen Angaben revidiert und Sie schalten wieder in den Betrachtenmodus.
Durch Anklicken dieser Schaltfläche werden die angezeigten Daten automatisch aktualisiert.
Mit dem Befehl Datensatz kopieren können Sie Datensätze duplizieren. Diese Funktion können Sie beispielsweise bei ähnlichen Rechnungen oder Artikeln sinnvoll einsetzen.
Den Befehl Teilmengen aufheben verwenden Sie, wenn Sie die Auswahl der Datensätze über die Suchfunktion eingeschränkt haben. Details hierzu lesen Sie im Kapitel „Suchdialoge“.

Haben Sie beispielsweise im Artikelstamm als Teilmenge alle Artikel selektiert, die mit „R“ beginnen, und wollen anschließend wieder alle Artikel im Artikelstamm zur Auswahl haben. Nachdem Sie das Symbol „Teilmenge aufheben“ betätigt haben, stehen wieder alle Datensätze zur Bearbeitung zur Verfügung.
Mit diesem Symbol öffnen Sie das Menü Dokumentenverwaltung. Sie finden es fast in jeder Programm-Maske in der Symbolleiste oder im Hauptmenü im Seitenreiter Zusatzmodule.

Mit dieser Dokumententasche können Sie aus TaxMetall beliebige Dokumente mit TaxMetall verknüpfen. So sind diese jederzeit verfügbar und können auch aus dem Programm gestartet werden
Typische Beispiele für sinnvolle Verknüpfungen: eingescannte Zeichnungen mit Artikeln, E-Mails mit Kunden oder Lieferanten, Word-Dokumente (Schriftverkehr) mit Kunden, Lieferanten oder Neukunden.

Beispiel: Sie möchten mit einem Projekt, das Sie in der Projektverwaltung angelegt haben, eine Powerpoint-Präsentation verknüpfen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 3: Mit einem Doppelklick auf die verknüpfte Datei starten Sie die gewählte Anwendung und öffnen die gewünschte Datei.  

E-Mails, die sich in Ihrem MS Outlook befinden, verknüpfen Sie ganz einfach mit einem Beleg aus TaxMetall:

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie die E-Mail an, die Sie verknüpfen möchten. Ziehen Sie es nun mit gedrückter linker Maustaste in Ihr TaxMetall. Wenn sich dieses in die Taskleiste am unteren Bildschirmrand minimiert hat, halten Sie den gedrückten Mauszeiger kurz darüber. Daraufhin öffnet sich das Menü wieder. Wenn Sie nun die Maustaste nun im Feld "Email" loslassen, sehen Sie die in der Dokumententasche abgelegte E-Mail.

Die wichtigsten Symbole aus der Auftragsbearbeitung

Klicken Sie dieses Symbol an, werden die Gesamtsummen angezeigt.
Durch dieses Symbol wechseln Sie zwischen Kopfsatz und Positionen.Anhand dieses Symbols können Sie jederzeit erkennen, ob Sie sich im Kopfsatz eines Fensters oder im Seitenreiter Positionen befinden. Immer der Teil, der blau markiert ist, ist gerade aktiv und kann bearbeitet werden. In den anderen Bereich können Sie einfach mit der Maus springen oder Sie können ihn aktivieren, indem Sie in das gewünschte Feld klicken.
Durch Betätigen dieses Symbols übergeben Sie in den nächsten Auftragsschritt.
Durch Anklicken dieses Symbols übergeben Sie in den Lieferschein
Wollen Sie an einer bestimmten Stelle einen Textbaustein einfügen, klicken Sie dieses Symbol an.
Klicken Sie dieses Symbol an, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Diese brauchen Sie, wenn Sie mit Angebotsgruppen oder Fremdsprachen arbeiten möchten.
Die Suche nach Artikelvorkommen ist vor allem dann nützlich, wenn Sie wissen möchten, ob und wann der Kunde zu welchem Preis den angefragten Artikel schon einmal bestellt hat.

Dieses Symbol öffnet einen Suchdialog, der Ihnen ermöglicht, genau dieses herauszubekommen.

In der 1. Spalte sehen Sie die Angebotsnummer, unter der bestimmte Artikel angeboten wurden. In der 2. Spalte ist der Kundestamm verknüpft, Voreingestellt ist der Kundenname, Sie können jedoch über die Pfeiltaste ein anderes Feld aus den Kundenstammdaten auswählen.

Die nächsten beiden Spalten können Sie selbst nach Suchkriterien aus den Artikelstammdaten definieren. Eingestellt werden die gewünschten Kriterien wieder über die entsprechende Pfeiltaste.

Dahinter sehen Sie in welcher Menge und zu welchem Preis der Artikel angeboten wurde.

Beispielsweise umfasst das Angebot 1005 zwei Artikel, die hier einzeln sichtbar sind.

Wenn Sie diesen Knopf betätigen, öffnen Sie das Historyboard. Grafisch erhalten Sie so einen Überblick über alle Belege eines Projektes.

Die Suchbefehle

Damit Sie Daten besser auffinden, bietet TaxMetall verschiedene, sehr komfortable Suchfunktionen. Suchen können Sie einen Datensatz immer, indem Sie in den Datensätzen blättern oder über den Suchdialog.

Dieses Symbol oder die Funktionstaste F12 aktiviert den Suchdialog. Außerdem gelangen Sie immer dann in den entsprechenden Suchdialog, wenn Sie neben einem Feld den folgenden Button  finden.

Klicken Sie diese Symbole an, erhalten Sie eine Liste mit allen angelegten Datensätzen aus dem ausgewählten Bereich.

Befinden Sie sich beispielsweise in den Kundenstammdaten, erhalten Sie durch Aufrufen des Suchdialoges eine Liste mit allen Kunden angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Kunden per doppelten Mausklick mit der linken Maustaste aus, überträgt TaxMetall ihn automatisch in das vorgesehene Feld.

Die Suchdialoge

Betätigen Sie die Funktionstaste F12 bzw. das entsprechende Symbol, gelangen Sie immer in den jeweiligen Suchdialog.

Die Suchdialoge zeigen in einer Liste alle Datensätze. Innerhalb der Datensätze können Sie über die Symbole oder mit der Maus navigieren.

Natürlich können Sie die Anzahl der Datensätze auch weiter einschränken:

In den einzelnen Feldern können Sie

eingeben.

Geben Sie eine bestimmte Buchstaben- oder Zahlenfolge bzw. ein bestimmtes Wort oder einen Ausdruck ohne Joker (*) in ein Feld ein, sucht TaxMetall genau nach dem eingegebenen Begriff.

Tragen Sie in mehrere Felder Begriffe ein, sucht TaxMetall sowohl nach dem einen Begriff als auch nach dem anderen, d.h. alle angegebenen Begriffe müssen in einem Datensatz gefunden werden.

Beispiel: Sie möchten alle Kunden filtern, die mit „B“ beginnen. Dazu geben Sie in das Feld „Name1“ ein: B* und drücken Sie die F10-Taste.

TaxMetall selektiert die Datensätze, die mit B beginnen.

Sie können natürlich noch weiter selektieren. Wollen Sie z.B. alle Kunden aussortieren, die mit „R“ beginnen und ihren Firmensitz in Münster haben, geben Sie im Feld Name „R*“ ein und im Feld Ort „Münster“.

Als Ergebnis sehen Sie alle Münsteraner Kunden, die mit „R“ beginnen:

Wollen Sie eine neue Suche beginnen, drücken Sie die Funktionstaste F9 oder das entsprechende Symbol. Dadurch heben Sie die vorher eingegrenzte Teilmenge auf und können neu in allen Feldern suchen.
Je nachdem, ob Ihnen alle Datensätze zur Weiterbearbeitung zur Verfügung stehen sollen, oder ob Sie nur mit der selektierten Datenmenge als Basis weiterarbeiten wollen, betätigen Sie zum Verlassen des Suchdialogs das entsprechende Symbol:

Mit dem einfachen Haken übernehmen Sie nur die im Suchdialog selektierten Datensätze. Für Sie bedeutet das, dass als Datensätze im Menü Stammdaten der Zugriff nur auf die im Suchdialog ausgewählten Datensätze möglich ist.
Wollen Sie wieder Zugriff auf alle Datensätze haben, betätigen Sie in den Stammdaten das Symbol „Teilmenge aufheben“ oder die Tastenkombination „Strg + F12“. Dann können Sie wieder mit allen Daten arbeiten.

Noch ein Beispiel zur Suche mit Teilmengen...

Gehen Sie im Mustermandanten in den Artikelstamm und wechseln Sie mit F12 in den Artikelsuchdialog. Sie sehen:

  1. Im Artikelstamm sind alle Artikel verfügbar.
  2. Es sollen nun alle Artikel selektiert werden, die mit "R" beginnen. Geben Sie deshalb im Feld Bezeichnung ein R, dahinter ein * als Joker ein.
  3. Anschließend betätigen Sie die F10-Taste, TaxMetall zeigt alle Artikel an, die mit "R" beginnen.

  1. Möchten Sie nun mit diesen 3 Datensätzen arbeiten, betätigen Sie nicht wie gewohnt, den Haken , sondern den Haken . Damit übernehmen Sie in die Datenmaske diese 5 Datensätze (die Teilmenge).
  2. In diesen können Sie nun navigieren:

  1. Möchten Sie dann wieder alle Datensätze zur Verfügung haben, betätigen Sie das Symbol . Damit heben Sie die Teilmenge – im Beispiel alle Artikel, die mit „R“ beginnen - auf, alle Datensätze befinden sich wieder in der Datenmenge.

Mit dem schattierten Haken übernehmen Sie als Datenmenge in den Stammdatendialog wieder alle bereits erfassten Datensätze; das heißt: Befinden Sie sich im Menü Stammdaten, stehen Ihnen dort alle Datensätze zur Verfügung.

Natürlich können Sie mit Jokern oder Wildcarts an jeder beliebigen Stelle des Begriffs arbeiten. Wissen Sie beispielsweise, Ihr gesuchter Kunde ist eine GmbH, können Sie in das Feld Name „*GmbH*“ eingeben. Nachdem Sie die Funktionstaste F10 betätigt haben, können Sie zwischen allen Datensätzen blättern, die „GmbH“ als Namenszusatz haben. Egal ob und wie viel Buchstaben vorher vorhanden sind oder nachher noch folgen.

Aus der Suche in die Erfassung

In TaxMetall können Sie direkt aus der Suchmaske in die Erfassung springen und dort neue Datensätze anlegen oder Datensätze ändern.

Befinden Sie sich beispielsweise im Angebot und springen Sie von dort aus in den Kundensuchdialog, können Sie mit einem weiteren Mausklick in die Kundenstammdaten springen und dort beispielsweise einen neuen Kunden anlegen oder einen bestehenden Datensatz ändern oder ergänzen:

Neue Suche bzw. Datensatz neu erfassen. Wollen Sie einen Datensatz neu erfassen, springen Sie aus dem jeweiligen Suchdialog in das gewünschte Menü, legen dort den neuen Datensatz an und gelangen dann über ESC wieder in den vorherigen Suchdialog.
Durch das nebenstehende Symbol können Sie einen Datensatz aus dem Suchdialog heraus ändern; d.h. klicken Sie dieses Symbol an, gelangen Sie in den markierten Datensatz. Dort können Sie die Änderungen durchführen. Nachdem Sie die Änderungen abgespeichert haben, stehen Ihnen diese sofort zur Verfügung.
Über ESC oder das Symbol gelangen Sie mit dem geänderten Datensatz wieder in den Suchdialog.